[Resoconto riunione missioni 2011.02.03 ore 9.30] 20110203 presenti Rizzo (coord), Dal Canto, Ferri, Catelani, Masi, Tramati ass. giustificata De Simone Introduce Rizzo proponendo di operare su tre livelli: 1. OBIETTIVI Discutere quali obiettivi (motivandoli) vogliamo perseguire con il nuovo regolamento, tenendo presente che ci possono essere diversi punti di vista, come indicato sotto. E` opportuno che questa discussione avvenga astraendo dalle restrizioni normative, per non perdersi su dettagli che oltretutto cambiano in continuazione. Ovviamente della normativa si dovra` tener conto in fase di implementazione delle scelte. Possibili obiettivi e motivazionii, non necessariamente alternative, sono: + e' necessario ridurre le uscite per risanare il bilancio; + le missioni sono elemento di sviluppo e arricchimento dell'ateneo, quindi il regolamento le deve incoraggiare e renderle piu` efficacia, e le considerazioni di costo sono limitate alla autosostenibilita`; + in aggiunta al punto precedente, si vogliono mettere in atto le forme di incentivazione previste dalla legge, prevedendo indennita` per il personale (di nuovo nei limiti di autosostenibilita`). Su quale o quali scegliere dovra` deliberare il senato anche se e` auspicabile che il gruppo raggiunga un consenso ampiamente condiviso anche esternamente. In ogni caso bisogna tener presente che sui volumi assoluti di spesa per missioni non si possono fare considerazioni se non ci si rapporta agli introiti sulle stesse voci. Ad esempio Rizzo cita il caso dei contratti e progetti finanziati al 100%, sui quali del taglio dei costi beneficerebbe solo il committente; o dei progetti europei, rimborsati al 120%, nel qual caso dal taglio dei costi deriva un danno effettivo per l'ateneo. 2. NORMATIVA Analisi della normativa applicabile (leggi, circolari ecc.), e anche dei regolamenti di altri atenei/enti di ricerca, per capire quali sono i limiti imposti dalla legge, gli spazi decisionali, e le interpretazioni che altri hanno adottato. La normativa rilevante e` quella fiscale, quella relativa a universita` e pubblico impiego, e quella sulla finanza pubblica (quest'ultima purtroppo molto dinamica e poco organica). 3. STRUTTURA DEL REGOLAMENTO Quale struttura (astraendo dal contenuto specifico) vogliamo dare al regolamento, in modo che sia di applicazione efficace, privo per quanto possibile di ambiguita`, e facile da adeguare in seguito a cambi di normativa superiore. --- Il lavoro dovra' organizzarsi analizzando prima gli obiettivi, e dopo averli definiti potremo passare a valutare gli aspetti normativi rilevanti. In parallelo potremo cominciare a riflettere su una possibile struttura del regolamento. Completate queste due fasi si procedera` quindi alla stesura di bozze di regolamento e loro rifinitura. Rizzo propone quindi di un primo giro di interventi in cui ciascuno dei presenti indica il suo punto di vista sugli obiettivi da perseguire, seguito da una discussione sugli elementi emersi. Interviene Dal Canto che propone, relativamente alla fase piu' squisitamente implementativa, di organizzare la struttura e il lavoro per sottotemi, per esempio definendo l'oggetto (missioni), chi sono i titolari, e poi definendo in modo compatibile con le leggi la procedura, il trattamento di missione, elementi specifici quali spese ammissibili e documentazione, ecc. Inizia il giro in cui i partecipanti espongono le proprie opinioni: CATELANI riporta le critiche (vedi relazione De Simone) relative a un livello assoluto di spesa molto alto, e ritiene quindi che sia necessario ridurre le spese. I metodi di riduzione non devono essere vessatori e non comprimere troppo queste uscite. Dobbiamo verificare gli obiettivi e il valore dell'attivita` scientifica. La discrezionalita` deve essere ridotta ma con un minimo di elasticita` anche connessa ai controlli. Riassumendo obiettivo primario dovrebbe essere una riduzione delle spese in rapporto agli introiti e magari una maggiore moralita` nelle spese. Problemi specifici: definire iscrizione ai convegni FERRI viene da un'area dove si opera con pochi fondi quindi la limitazione viene spontaneamente a causa della scarsita` di risorse. Ritiene che le missioni vanno possibilmente incentivate perche' portiamo risorse intellettuali. Sulla riduzione delle spese bisogna tener conto anche degli introiti. Non ritiene che la missione sia un disagio e quindi l'incentivo non e` un suo obiettivo. A proposito dei rilievi MEF citati nella relazione De Simone, ritiene importante capire quali sono stati gli errori specifici identificati in modo da porvi rimedio puntualmente e in modo informato. TRAMATI Condivide le affermazioni precedenti. Riporta che la riduzione dei costi era stata data come mandato al precedente gruppo di lavoro che quindi non aveva potuto prendere in considerazione altri obiettivi. Rileva la difficolta` di quantificare il "ritorno" dell'attivita` di missione. Indica come obiettivo la necessita' di semplificazione del regolamento nel rispetto dei limiti di legge. MASI suggerisce di guardare al regolamento della univ. di Trento che considera interessante. Ribadisce che le indicazioni al vecchio gruppo di lavoro erano economicita e semplificazione, che pero' tendono a essere contrastanti per il segretario amministrativo. (a questo proposito Rizzo fa presente che questo gruppo di lavoro non ha avuto alcun mandato specifico e quindi i vincoli con cui ha operato il precedente gruppo di lavoro non possono e non devono influenzare il nostro lavoro) MASI Ritiene che si debba limitare la discrezionalita` delle norme, che il segretario debba essere mero esecutore e garante della regolarita` del procedimento, mentre la responsabilita' di autorizzazione e` esclusiva del direttore. Ritiene che la sua posizione sia condivisa dai colleghi segretari. Afferma che l'obiettivo deve essere valutato globalmente e non guardando singole voci di spesa, perche' risparmi su una voce possono comportare aggravi di costo su altre. Informa che i dati assoluti di spesa di missione derivano dalla codifica SIOPE che mette tutte le spese di missione in un'unica categoria impedendo poi di associarle alle corrispondenti voci di ingresso. Piu` che ridurre le spese in assoluto bisogna identificare quelle su cui effettuare tagli anche in rapporto alle risorse finanziarie su cui sono fatte (esterne/interne, ecc.) DAL CANTO Afferma che non possiamo attribuire al regolamento l'obiettivo della riduzione delle spese. Certamente deve essere rigoroso ma le decisioni politiche non sono contenute nel regolamento. Bisogna comunque sanzionare gli abusi. (Dal Canto poi lascia la riunione per altri impegni). RIZZO Riprendendo l'intervento di Dal Canto commenta che secondo lui gli obiettivi del regolamento devono essere definiti e indicati esplicitamente nel regolamento stesso, anche per aiutare a dirimere eventuali questioni interpretative future. (forse la collocazione ideale sarebbe nello statuto ma questo e' troppo difficile da modificare). Ritiene che l'obiettivo primario sia rendere efficace l'attivita` di missione, e che ha non senso limitare spese che non gravano per niente su fondi interni -- sarebbe una operazione senza alcun beneficio neanche in termini di bilancio. Tra gli altri obiettivi da perseguire in sede di scrittura del regolamento elenca: necessita' di semplificazione e chiarezza, a protezione di tutti i soggetti coinvolti; centralizzazione del processo per quanto possibile; uniformita` di trattamento tra le diverse strutture; presenza di meccanismi per recepire rapidamente nuovi casi o variazioni normative. Si apre la discussione sui punti emersi che tocca tra l'altro gli aspetti relativi ai controlli preventivi e a posteriori. Rizzo ritiene che inserire nella richiesta/autorizzazione di missione un limite complessivo di spesa risolverebbe molti problemi perche' consentirebbe al responsabile (direttore) di effettuare valutazioni preliminari sulla opportunita` della spesa, sia individuale che globale (vedi limiti 50% ex legge 78) evitando sorprese a posteriori difficili da gestire. Eviterebbe inoltre al liquidatore di dover prendere decisioni sul merito delle spese visto che queste sono gia' state risolte in fase di autorizzazione. Altro punto di discussione riguarda la validita` delle dichiarazioni fornite dall'interessato, specie in casi in cui sia impossibile verificarle oggettivamente. I presenti concordano che pero' in questi casi anche la soluzione proposta (attestazione di terzi) risulterebbe altrettanto impossibile da ottenere e che quindi si debbano adottare principi trust-based, applicando sanzioni ove si riscontrino abusi. Relativamente alla parte di controlli si ribadisce la necessita` di analizzare in dettaglio i riscontri fatti dal MEF e citati nella relazione De Simone, per capire se essi derivano da errori nel regolamento, o da errata applicazione dello stesso. De Simone ha indicato per email che sta provvedendo a reperire questo materiale e ce lo fornira` per discuterlo. Rizzo rileva come possa essere utile attivare una campagna di sensibilizzazione del personale sia per spiegare il perche' di certe regole o procedure, sia per renderlo edotto delle responsabilita` e conseguenze, a volte anche gravi, cui va incontro in caso di mancata osservanza delle procedure. Questa parte della discussione si chiude con un sostanziale consenso sul fatto che l'obiettivo primario sia incoraggiare l'attivita' di missione, e che considerazioni economiche devono sempre tener presente sia costi che ricavi. Si apre quindi una breve discussione sul terzo punto, la struttura da dare al regolamento. Rizzo illustra i due approcci prevalenti: uno, usato ad esempio dal regolamento corrente, in cui si includono in tutto o in parte le norme di riferimento istanziandole al caso specifico; e un secondo approccio, in cui delle norme di riferimento si indicando solo estremi e argomento o stralci significativi. Rizzo dichiara la sua preferenza per la seconda forma che ritiene meno ambigua in quanto ad interpretazione e identificazione della normativa di riferimento, e anche di piu` facile aggiornamento col tempo. Al proposito Catelani osserva che le circolari anche ministeriali non hanno valore normativo quindi non e` opportuno inserirle o citarle nel regolamento. La discussione si chiude aggiornando la riunione a MARTEDI` 15 febbraio ore 9.30 assegnando i seguenti compiti: TUTTI: studiare le normative vigenti di UNIPI e altri atenei al fine di ottenere suggerimenti sulle soluzioni adottate; Rizzo: preparare una bozza di articolazione del documento, seguendo anche le indicazioni per definirne la struttura (ma non i contenuti o l'implementazione di uno specifico obiettivo). De Simone: reperire i rilievi dettagliati emersi nella ispezione amministrativa 2006-2007 per analizzarli nel dettaglio Masi: comunicare ai segretari amministrativi l'esito di questa riunione in modo da ottenere eventuali input e suggerimenti sugli argomenti discussi Ferri: idem per quanto riguarda i direttori di ripartimento ----------------------------------------------------------