UNIVERSITA` DI PISA

Spett. via FAX

UNIVERSITA` DI PISA

Queste istruzioni servono solo da ausilio alla compilazione e non sostituiscono il regolamento che e` l'unico riferimento valido.

Il modello per la richiesta di missione va compilato a cura dell'interessato. E` indispensabile la firma dell'incaricato e del titolare del fondo se diverso dall'incaricato.

• I necessari nulla osta possono essere forniti separatamente e successivamente all'autorizzazione, purche' prima della effettuazione della missione.
• In caso di autorizzazioni aggiuntive inserire nel campo "Note:" le motivazioni. Ad esempio:

a) assenza di mezzi pubblici compatibili con gli orari della trasferta
a) necessita` di trasporto di materiali ingombranti;
a) maggiore economia rispetto a mezzi ordinari;
b) taxi extraurbano per assenza di mezzi pubblici compatibili con gli orari;
b) aereo classe business per viaggio di lunga durata;
b) aereo classe business per assenza di tariffe di classe inferiore;
c) partenza da luogo in cui l'incaricato si trova per motivi di servizio
c) arrivo in luogo che l'incaricato deve raggiungere per motivi di servizio
c) partenza/arrivo in luogo di residenza, costo limitato a quello con partenza/arrivo a Pisa;
c) partenza/arrivo in luogo ove l'incaricato si trova per motivi personali, costo limitato a quello con partenza/arrivo a Pisa;
d) assenza di alloggiamento alternativo;
d) necessita` di risiedere nel luogo di svolgimento della conferenza
d) necessita` di partecipare a pranzo di lavoro che supera i limiti di spesa

UNIVERSITA` DI PISA

Queste istruzioni servono solo da ausilio alla compilazione e non sostituiscono il regolamento che e` l'unico riferimento valido.

Il modulo per la richiesta di rimborso/anticipo va compilato a cura dell'interessato, dettagliando le modalita` di svolgimento della missione e allegando ricevute e giustificativi di spesa.
IMPORTANTE: I giustificativi di spesa vanno riportati in originale, tranne quelli disponibili solo in formato elettronico (per cui e` sufficiente una stampa), e quelli detenuti presso altra amministrazione, per i quali il richiedente attesta la conformita` all'originale ai sensi degli art.19, 47, 48, 74 della Legge 445/2000. L'amministrazione e` tenuta ad accettare tali dichiarazioni sostitutive, altrimenti si configura violazione dei doveri di ufficio (legge 445/2000, art.74 comma 1)

• Nella parte iniziale vanno indicate le modalita` di effettivo svolgimento della missione, che servono anche ai fini assicurativi e in caso di corresponsione di rimborso forfettario.
• il campo Classe va riempito con il valore 1 (prof.ord/ass, dirigenti) o 2 (altro personale). Tale campo serve in quanto per certe tipologie di spesa sono previsti diversi limiti di spese per le due classi;
• In caso di uso di mezzo proprio, oltre alle spese autostradali e di parcheggio, secondo la circ. UNIPI n.15006 del 30/11/2011, spetta il rimborso del costo chilometrico proporzionale come determinato dall'ACI, ricavabile al link ACI. A tal fine indicare i dati (targa, modello, CV fiscali) del veicolo, e usare il modulo ACI per calcolare il costo, riportando il valore alla riga TOTALE nella tabella "Costi proporzionali €/km". Infine, riportare il percorso effettuato (coerente con quanto autorizzato e con gli scopi della missione) e i km percorsi. Il modulo effettua il calcolo in modo automatico quando viene premuto il tasto Calcola.
  Per veicoli a benzina oltre i 17CV, o diesel oltre i 20CV (corrispondenti ai limiti massimi di rimborso) ACI fornisce una tabella riassuntiva che si puo` usare per ottenere l'importo massimo rimborsabile.
• nel campo Note: inserire ogni informazione necessaria a documentare lo svolgimento della missione, es. variazioni rispetto a quanto autorizzato motivandone le ragioni, informazioni che non trovano spazio nelle caselle superiori, ecc.;
• le voci di spesa di missione vanno inserite nella tabella "Elenco dettagliato delle spese di missione".
  Per aggiungere una riga scegliere la tipologia della spesa dal menu di destra.
  Per cancellare una riga fare click sul campo Tipo della riga da eliminare;
• Il rimborso forfettario (previsto solo per missioni all'estero) sostituisce spese di vitto alloggio e trasporto urbano. Per periodi multipli di 24 ore usare la voce "rimb.forfettario" indicando il numero di giorni interi e il corrispondente importo totale. Per l'eventuale ulteriore periodo tra 12 e 24 ore usare la voce "rimb.forfettario 12h".
• altre spese (iscrizione a convegni/conferenze, acquisti di beni e servizi es. catering, noleggio di sale riunioni o strumenti audiovisivi, materiali strumentali allo svolgimento della missione, ecc.) vanno riportate nella seconda tabella, ALTRE SPESE SOSTENUTE IN NOME E PER CONTO DELL'ATENEO. Queste sono da considerarsi spese effettuate in nome e per conto dell'ateneo. Esse devono essere autorizzate dal responsabile della struttura (preventivamente o a consuntivo, vedi regolamento) fatturate alla struttura, e sono interamente rimborsate, indipendentemente dalle modalita` (analitica o forfettaria) di rimboso della missione.

Il modulo effettua il conteggio automatico delle spese applicando per quanto possibile le norme previste dal regolamento e indicando variazioni rispetto a quanto richiesto. L'amministrazione ha comunque facolta` di effettuare correzioni manuali in casi speciali non gestibili in modo automatico (es. missione in piu` nazioni nello stesso giorno).

Dettagli

• numerare i giustificativi di spesa e riportare in ogni riga il numero del giustificativo a cui si riferisce (e` possibile avere piu` righe per ogni giustificativo, ad esempio nel caso di ricevute alberghiere dovendo distinguere vitto alloggio e spese telefoniche);
• nelle colonne Data e Giorni indicare la data iniziale a cui si riferisce la spesa e la durata in giorni. Queste informazioni servono di norma per la verifica dei limiti di spesa giornalieri.
• nella colonna Euro riportare l'importo complessivo della spesa, riportato in euro secondo le norme previste dal regolamento (cambio effettivamente subito oppure valuta del giorno di inizio della missione). Eventuali importi in valuta si possono indicare nella colonna Descrizione.
• nella colonna Area indicare l'area geografica a cui si riferisce la spesa. Utilizzare I per le spese in Italia, A-G per le missioni all'estero secondo le tabelle ministeriali riportate qui sotto. Utilizzare H per le spese in Italia con superamento dei limiti di spesa per vitto e alloggio (previa autorizzazione);
• per le spese di alloggio in Italia vale il limite di 180 Euro/giorno, estendibile previa autorizzazione a 270 Euro/giorno (usare in questo caso il valore H nella colonna Area);
• per le spese di alloggio all'estero non esistono limiti sulla spesa ma solo sulla classe di servizio.
• per le spese di vitto in italia e all'estero esistono limiti di spesa variabili, vedi tabella sotto.
• spese per consumazioni effettuate nel corso della giornata e relative a coffee break o luoghi (bar, ristoranti) in cui si svolgono incontri di lavoro sono considerate strumentali allo svolgimento della missione, rimborsabili nei limiti del tetto complessivo per il vitto, e non costituiscono pasti aggiuntivi;
• per le spese di vitto, anche in considerazione della maggiore economia per l'amministrazione, e` rimborsabile anche l'acquisto di cibo e bevande presso bar, supermercati o negozi di generi alimentari, anche con scontrini separati, purche' le spese siano riconducibili al normale consumo da parte dell'incaricato della missione e dichiarate come tali dall'interessato.
• all'estero la colazione in albergo e` considerata spesa alberghiera.
• Il rimborso forfettario e` ammesso solo per missioni all'estero e sostituisce le sole spese di vitto, alloggio e trasporto urbano. Le spese di trasporto extraurbano (anche taxi extraurbani) costituiscono spese di viaggio e sono quindi rimborsate a parte.

Limiti di spesa per vitto e rimborso forfettario per miss. estero

I limiti dipendono dall'area geografica (vedi tabella sottostante). Per il rimborso forfettario essi sono uguali per tutto il personale, mentre per i pasti vi sono due classi di personale. L'ateneo usa la classe 1 per prof.ordinari, associati e dirigenti; classe 2 per tutto il restante personale. Gli importi e la classificazione delle aree sono fissati con decreto interministeriale e non modificabili dall'Ateneo.

         Rimborso   Pasti
    AREA forfett.  Cl.1 Cl.2
    ------------------------
    A     120       60   40
    B     120       60   40
    C     120       60   45
    D     125       70   60
    E     130       80   65
    F     140       85   70
    G     155       95   75
    

Classificazione paesi esteri

La classificazione e` ripresa testualmente dal decreto interministeriale del 23 marzo 2011, e in ordine alfabetico. Per alcuni paesi vi sono differenziazioni a seconda della citta`. Sono state evidenziate le destinazioni piu` comuni.

AREA	Elenco paesi
A	Afghanistan Australia Botswana Bulgaria Burundi Cipro Comore Eritrea Etiopia Gibuti Grecia Iran Mata Mozambico Nauru Rep. Papua Nuova Guinea Portogallo Romania Ruanda Siria Somalia Spagna Uganda Ungheria Zimbabwe
B	Angola Armenia Azerbaigian Bangladesh Bielorussia Canada Cile Cina Costa_Rica Cuba Egitto Estonia Figi Finlandia Finlandia-Helsinki Georgia Giamaica Guatemala Honduras India Iraq Irlanda Islanda Kazakistan Kenia Kirbati Kirghizistan Lesotho Lettonia Lituania Madagascar Malawi Maldive Maurizio Messico Moldavia Namibia Nepal Nuova_Caledonia Nuova_Zelanda Pakistan Polonia Princ.Monaco Rep.Ceca Rep.Sudafricana Russia-Fed.Russa Salomone Sanca Seicelle Slovacchia Spagna-Madrid Sri_Lanka Swaziland Tajikistan Tanzania Tonga Tukmenistan Tuvalu Ucraina Uruguay Uzbekistan Vanatu Zamia
C	Albania Argentina Bahama Barbados Belize Benin Bhutan Birmania Bolivia Bosnia_Erzegovina Cambogia Cina_Taiwan Colombia Corea_del_Nord Corea_del_Sud Croazia Danimarca Dominica Ecuador El_Salvador Filippine Francia Giordania Gran_Bretagna/UK Grenada Haiti Hong_Kong Indonesia Israele Liberia Macedonia Malaysia Marocco Mongolia Nicaragua Norvegia Panama Paraguay Peru` Rep.Dominicana Russia-Mosca Saint-Lucia Saint-Vincente_e_Grenadine Serbia_e_Montenegro Singapore Slovenia Sudan Svezia Thailandia Tunisia Turchia
D	Algeria Belgio Brasile Burkina Camerun Capo_Verde Ciad Congo Congo_(ex_Zaire) Costa_d'Avorio Francia-Parigi Gabon Gambia Ghana Gran_Bretagnar/UK-Londra Guinea Guinea_Bissau Guinea_Equatoriale Guyana Laos Libia Lussemburgo Mali Mauritania Niger Nigeria Rep.Centrafricana Sao-Tome`_e_Principe Senegal Sierra_Leone Suriname Togo Trinidad_e_Tobago Venezuela Vietnam
E	Arabia_Saudita Austria Bahrein Belgio-Bruxelles Emirati_Arabi_Uniti Giappone Kuwait Oman Quatar Stati_Uniti/USA Yemen
F	Germania Paesi-Bassi Stati_Uniti/USA-New_York Stati_Uniti/USA-Washington
G	Austria-Vienna Germania-Berlino Germania-Bonn Giappone-Tokio Libano Liechtenstein Svizzera Svizzera-Berna Svizzera-Ginevra

Richiedente		Classe	Rimborso analitico Rimborso forfettario Anticipo
Mod. pagamento
Localita`		Fondo
Partenza da		data		ora
Rientro a		data		ora
Mezzo proprio: targa, modello		km		Costo km ACI
Percorso				Totale
Note:
In relazione alla presente missione, il sottoscritto chiede il rimborso delle spese relative allegando la nota spese e n. giustificativi di spesa come previsto dal regolamento. Dichiara inoltre: che la missione si e` svolta secondo le modalita` sopra indicate; di aver effettivamente partecipato alle attivita` oggetto dell'incarico di missione; che eventuali variazioni rispetto all'autorizzazione sono conformi a quanto previsto dal regolamento, Art.11 comma 3; che tutte le spese di missione di cui si richiede il rimborso sono state sostenute dal richiedente, che ne e` l'esclusivo beneficiario; che per i giustificativi di spesa detenuti da altra amministrazione viene fornita copia con dichiarazione sostitutiva di atto di notorieta`, ai sensi della legge 445/2000 art.19,47,48,74. (Sulla copia indicare "si dichiara che questo documento e` conforme all'originale, detenuto presso ... . Data/Firma") che per documenti disponibili solo in formato elettronico, le copie allegate corrispondono ai documenti rilasciati dal fornitore dei beni/servizi; che i rimanenti giustificativi di spesa allegati sono in originale; che per gli importi di cui e` chiesto il rimborso non e` e non sara` presentata analoga richiesta ad altra amministrazione; in caso di rimborso forfettario, di essere nelle condizioni di ammissibilita` previste dal regolamento; Dichiara infine di essere a conoscenza che le dichiarazioni mendaci sono punite ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia. Data Firma
DATI RIASSUNTIVI DI SPESA (premi per aggiornare) MISSIONE: richiesta: ________ Euro, rimborsabile: ________ Euro, di cui soggetto a imposta ________ Euro. ALTRE SPESE: ________ Euro. Anticipo ricevuto: ________ Euro.

PARTE RISERVATA ALL'AMMINISTRAZIONE
N.FONDO (tit.cap. cat...)		FIRMA RESP.FONDO
FIRMA RESP. STRUTTURA		FIRMA SEGR. AMM.VO

ELENCO DETTAGLIATO DELLE SPESE DI MISSIONE __selector1__ N.Doc. Tipo Data Giorni Euro Area Descrizione A

ALTRE SPESE SOSTENUTE IN NOME E PER CONTO DELL'ATENEO __selector2__ Iscrizioni congresso e/o altre spese (noleggio sale riunioni, acquisto beni e servizi, ecc) autorizzate a termini di regolamento e con fattura intestata alla struttura. Sono spese in nome e per conto dell'ateneo e quindi, purche' la fattura sia intestata alla struttura, sempre rimborsabili integralmente indipendentemente dalla forma (analitica o forfettaria) del rimborso delle altre spese. N.Doc. Tipo Data Euro Descrizione A