========= PARTE B: PROPOSTE PUNTUALI =================== Di seguito sono riportate proposte puntuali di modifiche agli articoli del regolamento del 13/7/2010. Ogni modifica e` preceduta da un paragrafo "OSSERVAZIONI" che discute e motiva la richiesta di modifica. Questa e` solo una lista minimale di proposte, e si auspica una revisione complessiva che sfrutti ad esempio quanto previsto dal TUIR (art.51 comma 5, per la parte relativa al rimborso analitico di spese anche non documentabili purche' attestate dal dipendente). ARTICOLO 1 comma 2 (definizione di trasferta) OSSERVAZIONE Nella definizione esistente di trasferta non viene coperta l'attivita` superiore a 4 ore nello stesso comune, che non risulterebbero ne` missioni ne` trasferte. Questo buco normativo corrisponde al caso, frequente, di partecipazione a convegni organizzati a Pisa, per cui il titolare ha bisogno del rimborso delle spese di iscrizione e vitto (pranzi di lavoro ecc.). Questo punto va ripreso anche al successivo Art.15. MODIFICA PROPOSTA: sostituire il punto 2 come segue: * per trasferta, s'intende la prestazione di un'attivita` lavorativa contingente e transitoria, da svolgere da parte dei soggetti di cui all'articolo 2, comma 1, al di fuori della sede di servizio, anche se nel medesimo comune di tale sede e/o per periodi complessivamente inferiori a quattro ore. ARTICOLO 1 comma 4 OSSERVAZIONE E` opportuno aggiungere il riferimento all'Art.16, per coerenza con quanto fatto negli altri commi. MODIFICA PROPOSTA: aggiungere in fondo "Tali soggetti e il loro trattamento sono definiti all'Articolo 16" ARTICOLO 2 (e ARTICOLO 16) OSSERVAZIONE 1. E` opportuno riferire l'Art.16 per chiarire che esistono altri soggetti che, anche se non "titolari di missione", hanno diritto al rimborso di spese. 2. I dottorandi che si trovano all'estero con maggiorazione di borsa rientrano completamente nella definizione di cui all'Art.2 comma 1 punto 3. Tuttavia l'Art.16 li menziona esplicitamente (e incorrettamente, visto che le due categorie sono mutuamente esclusive). Considerata l'esiguita` della maggiorazione della borsa di dottorato (20 euro/giorno) in confronto ai costi di vitto e alloggio, e` opportuno prevedere anche per loro il rimborso di vitto e alloggio quando si recano in missione. 3. All'Art.16 comma 1 non vengono menzionate le spese di iscrizione a convegni, presumibilmente per mero errore materiale visto che tra i soggetti vi sono dottorandi senza borsa che sono destinati a partecipare a convegni per presentare i risultati delle loro ricerche. MODIFICA PROPOSTA Articolo 2 comma 1 punto 3 aggiungere in fondo ", compresi i dottorandi che si trovano all'estero con maggiorazione della borsa." Articolo 2, aggiungere in fondo: "L'Articolo 16 indica altri soggetti che pur non avendo titolo al conferimento della missione hanno diritto al rimborso di spese." Articolo 16 comma 1, sostituire "vitto e alloggio," con "vitto e alloggio, e iscrizione a convegni," Articolo 16 comma 3: ELIMINARE ("Gli studenti dei corsi...") ARTICOLO 3 comma 1 (nulla osta corso di studio) OSSERVAZIONE Al fine di snellire la procedura, si suggerisce di la modifica sotto indicata. MODIFICA PROPOSTA: Aggiungere al comma 1. il seguente testo: "Il nulla osta puo` essere sostituito da una dichiarazione dell'interessato che indica in modo puntuale le procedure messe in atto (es. scambio di ore, recupero di lezioni, ecc.) per evitare ripercussioni negative sull'attivita` didattica, Tale dichiarazione va fornita in copia ai presidenti dei corsi di studio interessati." ARTICOLO 4 comma 6 (e note 2 e 3) OSSERVAZIONE a) L'impedimento all'uso di taxi o parcheggi in fase di partenza o ritorno e` irragionevole, vessatorio, comporta risparmi esigui e risulta anche in contrasto con il trattamento per chi si reca in "trasferta" (art.15), per i quali il taxi e` ammesso, sia pure come mezzo straordinario. SE NE RICHIEDE L'ELIMINAZIONE. b) non esistendo differenza di trattamento tra missione in Italia e all'estero non si capisce l'utilita` dell'indicazione del momento di attraversamento della frontiera. Trattandosi di indicazione inutile se ne RICHIEDE L'ELIMINAZIONE. c) il riferimento all'Art.7 comma 5 e` errato (e` art.6 comma 5) MODIFICA PROPOSTA: Eliminare note 2,3. Sostituire comma 6 con "* giorno e ora di inizio e fine di missione (calcolati dalla partenza e rientro del titolare nelle sedi di cui all'Articolo 6 comma 5)." ARTICOLO 4: nulla osta corso di studio OSSERVAZIONE manca l'indicazione di chi deve richiedere il nulla osta al corso di studio. MODIFICA PROPOSTA: aggiungere come ultimo punto del comma 1: "* il nulla osta ai corsi di studio, ove necessario, va chiesto dall'interessato secondo le procedure di cui all'articolo 3 comma 1." ARTICOLO 5 (spese rimborsabili) OSSERVAZIONI 1. Come nell'art.1 manca la copertura di spese di iscrizione per il caso, frequente, di partecipazione a corsi/conferenze presso la sede e/o in missioni di breve durata. 2. Va previsto il rimborso di spese per concessione di visti e tasse di ingresso/uscita dal paese straniero, bolli, costi di rilascio/rinnovo passaporto. 3. Va previsto il rimborso di spese per assicurazione medica. MODIFICA PROPOSTA Sostituire, nel secondo paragrafo, le parole "di agenzia." con "di agenzia, assicurazione medica, visti e tasse di ingresso/uscita, bolli e rilascio/rinnovo passaporto." Sostituire, nel terzo paragrafo, le parole "comprende unicamente il rimborso delle spese di viaggio" con "esclude le spese di alloggio e vitto" ARTICOLO 6 (punti vari) OSSERVAZIONI 1. le dichiarazioni giustificative all'uso di mezzi straordinari, rese dall'interessato che se ne assume la piena responsabilita`, sono degne di credito quanto e piu` di quelle rese da terze parti (sulle quali oltretutto l'amministrazione non avrebbe alcun diritto di rivalsa in caso di dichiarazioni non veritiere). RICHIESTA ELIMINAZIONE della necessita` di documentazione resa da terzi. 2. l'esclusione del rimborso delle spese di parcheggio e` completamente immotivata e irragionevole: esse fanno parte integrante dei costi associati all'uso di un veicolo, al pari di noleggio e carburante o costi chilometrici. 3. Non si fa menzione di pedaggi autostradali, che pure devono essere oggetto di rimborso. 4. va chiarita la necessita` o meno di avere una assicurazione "kasco" in caso di uso di mezzo proprio, e se questa e` o meno a carico della amministrazione; 5. va chiarito chi e` responsabile di eventuali franchigie nel caso di uso di mezzi a noleggio; 6. come indicato nelle linee guida, nella valutazione di economicita` non si puo` omettere il costo-amministrazione del personale (impedendogli un rapido ritorno in sede non si usa il suo tempo per cui l'amministrazione paga) ne` prescindere dalla "efficacia" di uso del tempo trascorso in missione (riducendo, ad esempio, il tempo disponibile per interagire con gli altri partecipanti alla riunione). MODIFICHE PROPOSTE: - eliminare le parole "documentata da terzi" come giustificazione delle cause di forza maggiore; - eliminare la nota 2. - aggiungere il seguente comma alle condizioni per l'uso di mezzi straordinari: "* consenta un piu` efficace conseguimento degli obiettivi della missione" - sostituire la frase "In ogni caso non e` rimborsabile la spesa per parcheggio." con le seguenti: "Sono inoltre rimborsabili, previa adeguata documentazione, i costi per pedaggi autostradali e parcheggi. Con l'uso di veicoli a noleggio e` obbligatorio acquistare assicurazioni integrative atte a limitare la responsabilita` in caso di sinistro. Eventuali franchigie sono a carico dell'ateneo [XXX O DEL CONDUCENTE, CHIARIRE] In caso di uso di mezzo proprio, il veicolo deve essere dotato di assicurazione "kasco", anche di tipo temporaneo, i cui costi sono rimborsabili. - sostituire l'ultimo paragrafo con il testo seguente: "La richiesta di uso di mezzi straordinari deve essere accompagnata da adeguata motivazione e documentazione, fornita dall'interessato sotto la sua responsabilita`, che ne giustifichi la necessita` secondo i criteri sopra indicati". ARTICOLO 7 (punti vari) OSSERVAZIONI 1. una volta fissato un limite di spesa, e` perfettamente inutile fissare ulteriori vincoli sul numero di stelle. 2. Anche se il limite proposto di 180Euro copre la maggioranza dei casi, vi sono posti (es. Londra, NY, San Francisco, Giappone) dove tale valore potrebbe essere inferiore ai prezzi di mercato, e/o impedire l'uso di hotel in cui risiedono gli altri partecipanti, con forte impatto negativo sulla efficacia della missione. Per non appesantire il regolamento con tabelle regionali, o alzare il limite, si suggerisce di inserire un comma per regolamentare motivate eccezioni. 2. Sperabilmente come "documentazione rilasciata da terzi" per comprovare l'economicita` di una soluzione (affitto) rispetto ad un'altra (albergo) sono sufficienti preventivi ottenibili online mediante i normali siti usati per la prenotazione di alberghi. Altrimenti, come in altri casi, la dichiarazione dell'interessato fornita sotto la sua responsabilita`, e` credibile almeno quanto quella rilasciata da terza parte. 3. Le "mance" (gratuity) nella misura del 18-20% sono praticamente obbligatorie in numerosi paesi esteri, ed appaiono esplicitamente nelle ricevute (es. delle carte di credito) per cui e` inaccettabile l'esclusione dal rimborso. 4. Non si comprende come mai le spese di frigobar non possano rientrare nell'importo per pasti e spuntini, considerato anche che alternative piu` onerose (ristorante dell'albergo) vi rientrano tranquillamente. 5. Le spese per connettivita` internet, in misura ragionevole (es. 10-20 euro al giorno) devono essere rimborsabili, in quanto strumento essenziale di lavoro. Non rimborsarle e` oltretutto poco sensato in quanto porta semplicemente a scegliere alternative magari piu` costose che comprendono, nella tariffa, anche la connettivita` internet. MODIFICHE PROPOSTE sostituire l'articolo con il testo seguente, che cerca di mantenere la struttura esistente raccogliendo le osservazioni di cui sopra: " Sono rimborsabili, di norma entro il limite massimo di Euro 180 a notte, le spese per l'alloggio in strutture alberghiere, turistiche o residenziali di categoria, classe o tipologia rispondente ai criteri di economicita`, efficacia e decoro. Entro il medesimo limite, sono ricomprese le spese per la prima colazione in albergo e servizi di connettivita` Internet. Se economicamente piu` vantaggioso, sono rimborsabili le spese di locazione di un appartamento. Il vantaggio economico deve essere dimostrato attraverso idonea documentazione fornita dall'interessato (es. preventivi ottenuti via Internet). Sono rimborsabili, di norma entro il limite di Euro 60 al giorno, le spese per consumazione di pasti e/o spuntini, ivi comprese spese per frigo bar e mance se previste nel luogo di missione. Tale limite e` dimezzato nei giorni in cui il periodo di missione ha durata inferiore a dodici ore. Il rimborso per pasti e` inoltre dimezzato nel caso di spese di alloggio di "mezza pensione," e non dovuto nel caso di "pensione completa". E` escluso il rimborso delle spese per servizi alberghieri speciali e per altre categorie di spese extra. Il limite di Euro 180 per l'alloggio, e Euro 60 per il vitto puo` essere ecceduto in casi eccezionali o di particolare opportunita` (es. sedi ove i prezzi di mercato sono superiori al limite; uso di hotel sede di svolgimento di conferenze o riunioni; cene o pranzi di lavoro cui e` importante partecipare) previa motivata richiesta dell'interessato e approvazione del responsabile. " ARTICOLO 8 (varie) OSSERVAZIONI 1. E` necessario prevedere, entro limiti ragionevoli, la rimborsabilita` di spese telefoniche (o equivalenti, ad esempio fax, connettivita` Internet in aeroporto) effettuate per motivi di servizio. 2. E` necessario chiarire quale documentazione sia considerata un sufficiente giustificativo di spesa nei casi in cui la legislazione locale non preveda il rilascio di fatture. Cio` accade per esempio nella maggioranza dei numerosi paesi extraeuropei. Questo chiarimento trova migliore collocazione nell'Art.9 3. chiarire che l'esclusione dal rimborso si riferisce solo a quei pasti e pernottamenti compresi nella quota di iscrizione, e non a tutta la missione. 3. vi possono essere ulteriori spese collegate con una missione es. biglietti per accessi a sedi di riunioni, esibizioni, mostre ecc. che devono essere visitate per motivi di servizio. Si suggerisce di ripristinare l'Art.6 comma 3 del vecchio regolamento. MODIFICHE PROPOSTE: paragrafo 1, sostituire "fattura" con "fattura (o documentazione equivalente, vedi Articolo 9)" paragrafo 1, sostituire "pernottamenti." con "pernottamenti gia` compresi nella quota di iscrizione." Aggiungere un ulteriore comma (Art.6 comma 3 vecchio regolamento) " Altre specifiche spese sostenute durante una missione per esigenze di servizio possono essere rimborsate purche` preventivamente autorizzate e regolarmente documentate. A titolo esemplificativo rientrano in questa tipologia le spese per comunicazioni telefoniche con la sede di servizio, connettivita` Internet, e le spese per l'accesso a istituzioni o manifestazioni culturali inerenti lo scopo della missione. " ARTICOLO 9 (documentazione) OSSERVAZIONI Pur comprendendo la necessita` di documentare le spese in modo rigoroso e difendibile in caso di ispezione, bisogna evitare di cadere nel ridicolo, sindacando su spese di minuscola entita` (esempio lampante il caso dei 3 caffe` citato nella nota 1), o richiedendo improponibili attestati di partecipazione, o documentazione non usuale nei paesi sede di missione. Si ritiene inoltre opportuno richiamare in generale il "principio di ragionevolezza" nella applicazione delle regole, quando si ha a che fare con importi di entita` trascurabile). Si chiede inoltre che in caso di spese in eccesso ai limiti previsti non venga negato completamente il rimborso ma si provveda almeno al rimborso entro i massimali previsti. In dettaglio: 1. al fine di ottemperare ai requisiti di legge ma ottenere procedure accettabili, e` bene richiedere di allegare, alla documentazione, una UNICA dichiarazione dell'interessato che dettaglia quanto serve (es. che i documenti sono veri, che e` lui il beneficiario dei servizi indicati, che non sono richiesti altri rimborsi allo stesso titolo, eventuali motivazioni e cause di forza maggiore, ecc.ecc.) assumendosi tutte le responsabilita` civili e penali di quanto dichiarato. Il ricorso a dichiarazioni di terze parti e` assolutamente da evitare, sia per l'onerosita` (di tempo e anche economica) del procurarsi queste dichiarazioni, sia perche' spesso non esistono terze parti che abbiano titolo di fare tale dichiarazioni in maniera veritiera. 2. Una volta fissati dei limiti di spesa, non rientra nel diritto dell'amministrazione (e anzi, sarebbe una grave violazione della privacy) sindacare se il dipendente ritiene di nutrirsi con una bistecca di filetto (30 euro) o cinque hamburger (10 euro). 3. comma 1, bisogna chiarire quale documentazione e` accettabile in paesi (es. USA e molti anche europei) ove non e` prevista ricevuta fiscale per i ristoranti e bar. 4. comma 3, la richiesta di attestato di partecipazione e` vessatoria, improponibile e offensiva. Se si mette in discussione anche la partecipazione a un evento che e` il fine primo della missione, con la stessa logica non ci si puo` nemmeno fidare della identita` di chi pernotta in albergo, viaggia in treno, mangia al ristorante. 5. Per originali depositati presso altre amministrazioni, il documento di rimborso spese deve poter essere fornito anche successivamente alla liquidazione della missione e con tempi piu` lunghi altrimenti si rischia una situazione di stallo (A non rimborsa in attesa del documento di B; B non rimborsa in attesa del documento di A); 6. A scanso di equivoci interpretativi, deve essere previsto esplicitamente il rimborso di spese in in caso di annullamento per motivi INDIPENDENTI DALLA VOLONTA` DELL'INTERESSATO. Esempi frequentissimi sono: - cancellazioni di voli dovuti a maltempo (nebbia, pioggia; l'ultimo caso a Pisa il 29 luglio) o scioperi; - il caso recente dell'eruzione del vulcano islandese; - cancellazioni arbitrarie da parte delle compagnie aeree (es. voli Alitalia nell'autunno 2008); In tutti questi casi l'esistenza del motivo e` facilmente verificabile e deve essere sufficiente una dichiarazione dell'interessato. Altro caso da gestire e` quello di riunioni ecc. cancellate dall'organizzatore (in questo caso puo' essere utile e semplice ottenere una dichiarazione di terza parte). 7. il caso di biglietti ritirati dall'ente di trasporto e` assai delicato perche' molto frequente (per metropolitane, treni in UK, ecc.). I biglietti sono di norma venduti da distributori automatici e il numero di operatori umani in grado di fornire documentazione addizionale e` inesistente o limitato. A meno di non accettare per buona una ricevuta di pagamento con carta di credito o, per piccoli importi, una dichiarazione dell'interessato, In queste condizioni il viaggiatore, al fine di ottenere una "pezza di appoggio", ha come unica alternativa quella di procurarsi un documento di viaggio piu` costoso (es. multi corsa, giornaliero, ecc.) che non venga ritirato alla fine del viaggio. MODIFICHE RICHIESTE: - paragrafo 1, aggiungere in fondo il testo seguente: "Per le spese sostenute all'estero, si considera accettabile la documentazione (ricevute, scontrini ecc.) fornita secondo leggi e/o consuetudini locali. L'elenco dei giustificativi di spesa va accompagnato da una dichiarazione, sottoscritta dal richiedente che si assume tutte le responsabilita` di quanto contenuto in essa, che dettaglia quanto segue: [ ] tutte le ricevute e giustificativi sono vere e corrispondoono a servizi usufruiti dal richiedente in occasione e per gli scopi della missione/trasferta; [ ] non saranno/sono stati richiesti altri rimborsi allo stesso titolo; [ ] eventuali indicazioni relative alla collocazione di originali depositati presso altri uffici/amministrazioni; [ ] eventuali chiarimenti relativi a documentazione in lingua straniera o soggetta a rimborso parziale, ecc. [ ] eventuali motivazioni per rimborso di spese per missione non effettuata [ ] ogni altra dichiarazione o chiarimento utile alla interpretazione dela documentazione. Nella determinazione della congruita` delle spese e accettabilita` dei giustificativi, anche ai fini della riduzione dei costi di gestione, deve essere comunque applicato il principio di ragionevolezza, in particolare per importi di minima entita`. In caso di spese in eccesso ai massimali previsti, e in mancanza di esplicita autorizzazione in deroga, e` comunque rimborsabili la spesa per un importo pari al massimale previsto. " - paragrafo 3, ("Le spese per convegni...") ELIMINARE in quanto il requisito e` gia` coperto dalla dichiarazione di cui al primo paragrafo. - paragrafo 5 (documentazione presso altri uffici), sostituire "entro trenta giorni" con "non appena disponibile" e aggiungere in fondo "La missione dovra` essere liquidata anche in assenza di tale documento onde evitare situazioni di stallo." - paragrafo 6 (documentazione in formato elettronico) ELIMINARE in quanto gia` coperto dalla dichiarazione di cui al primo paragrafo. - paragrafo 7 (missione non tenuta) aggiungere come primo punto: - per motivi non dipendenti dalla volonta` dell'interessato (es. cancellazione di voli, eventi naturali, scioperi, annullamento da parte degli organizzatori ecc.). Riportare nella dichiarazione i necessari chiarimenti e allegare eventuale documentazione di supporto (comunicati stampa, report di aeroporti/stazioni, dichiarazioni o comunicazioni di organizzatori, ecc). - ultimo paragrafo (biglietti ritirati dall'ente): aggiungere "Nel caso di impossibilita` a ottenere tale documentazione sono considerati accettabili ricevute di pagamento e, in casi eccezionali e per piccoli importi (max 15 euro), dichiarazioni dell'interessato che assume tutte le responsabilita` del caso." - nota 1: rivedere eliminando elementi inaccettabili quali i tre caffe` o la nota sulla mancia (che di norma e` riportata sulle ricevute se pagata con carta di credito). - nota 3: eliminare in quanto coperta dalla dichiarazione. ARTICOLO 11 OSSERVAZIONI 1. Per i rimborsi in valuta esiste una clausola a protezione della amministrazione ma non dell'interessato. Si richiede modifica in una forma piu` pratica ed equa, invocando il principio di ragionevolezza. 2. All'articolo 13 si prevedono penali nel caso di ritardato rimborso di anticipi, adducendo come motivazione la necessita` di sollecitare gli interessati ad attivarsi in tempi ragionevoli. Se si vuole mantenere la norma nell'articolo 13, coerenza impone che gli stessi termini e penali si applichino alla liquidazione delle spese di missione da parte dell'amministrazione. 3. In ogni caso la liquidazione delle missioni deve avvenire celermente e senza indebiti ritardi anche nel caso di controversie sulla documentazione presentata. L'amministrazione potra` sempre recuperare eventuali somme oggetto di contestazione a questione risolta. MODIFICA PROPOSTA - spostare comma 4 ("Per i rimborsi ... si applica il tasso...") dopo il comma 5 e sostituirlo con il testo seguente: "Per le altre spese pagate in valuta straniera si applica il tasso di cambio effettivamente sostenuto dal richiedente, comprensivo di oneri, se sono disponibili elementi di certificazione (ricevute di cambio ecc.). In mancanza di tali elementi, il tasso viene deciso dal responsabile in base al principio di ragionevolezza e al tasso ufficiale di cambio per il periodo in cui le spese sono state sostenute." - aggiungere in fondo i due commi seguenti: " Nel caso di documentazione incompleta, l'amministrazione dovra` comunque provvedere alla liquidazione della parte di spese relative correttamente documentate, salvo successiva integrazione. Il rimborso deve essere effettuato entro gli stessi termini e con le stesse penali previste dall'Art.13 comma 2 per la mancata restituzione delle anticipazioni. " (questo secondo paragrafo puo` essere eliminato se si decide di eliminare l'Art.13 comma 2). ARTICOLO 13 OSSERVAZIONI 1. Le condizioni per la concessione di anticipazione sono ambigue e inutilmente complicate. Si suggerisce una diversa formulazione che cerca da una parte di ridurre "micropagamenti" e dall'altra di evitare eccessive anticipazioni da parte del personale. 2. prevedere l'anticipo anche per il titolare di rimborso spese di cui all'Art.16 3. La clausola sulla penale per la restituizione e` odiosa, specie considerando i tempi lunghissimi con cui la struttura e la banca effettuano normalmente i rimborsi (blocco completo dei pagamenti per 4..8 settimane a cavallo dell'inizio anno e del mese di agosto). Se ne suggerisce l'eliminazione, a meno di non introdurre analoga clausola nell'Art.11 MODIFICHE PROPOSTE - sostituire comma 1 con il seguente Il titolare di missione o di rimborso spese puo' richiedere una anticipazione pari al 100% delle spese gia` sostenute, e al 75% di quelle da sostenere (documentate, o stimate usando la cifra di Euro 90/giorno per alloggio e Euro 30/giorno per pasti in assenza di preventivi). L'anticipazione non e` dovuta se non supera i 250 Euro. - possibilmente eliminare il comma 2 ARTICOLO 15 OSSERVAZIONI va coperto il caso di partecipazione a congressi e corsi in sede, per cui, salvo le spese di vitto e alloggio, vale il resto del trattamento di cui al capo II MODIFICHE PROPOSTE sostituire il testo con "Per le trasferte, come definite all'articolo 1, si applicano, in quanto compatibili, le disposizioni di cui al Capo II con l'esclusione del rimborso di spese di vitto e alloggio, che non sono ammesse." ARTICOLO 16. VEDI NOTE SU ARTICOLO 2. ---------------------------------------------------------------------------