Questo documento rappresenta una bozza del gruppo che lavora sul regolamento di missione. Il suo contenuto NON RAPPRESENTA LA POSIZIONE DEFINITIVA DEL GRUPPO DI LAVORO O DELL'ATENEO ma va inteso come una elencazione di punti di discussione e possibili soluzioni, anche alternative, e non definitive. Il testo è stato discusso nelle riunioni del 21 e 25 febbraio e rivisto dal responsabile dell'uff.legale. Siamo in attesa di commenti scritti degli altri componenti del gruppo di lavoro, che verranno integrati non appena ricevuti.
L'obiettivo è di arrivare a proporre agli organi (Senato, CdA) una formulazione:

• compatibile con la legislazione e ricca di riferimenti alla normativa e giurisprudenza applicabile (con link, ove possibile, alla documentazione corrente su www.normattiva.it o altri siti istituzionali);
• che lasci agli organi libertà sulla scelta delle politiche da adottare, mediante semplici modifiche al testo di singoli articoli o commi, senza dover sovvertire l'impianto del regolamento.
  

Inevitabilmente, alcuni termini (es. missione, trasferta, titolare, personale, incarico, trattamento economico, rimborso, istituzionale, ecc.) trasportano o richiamano significati ambigui e non universalmente condivisi. Purtroppo in assenza di specifiche definizioni di legge questa ambiguità è inevitabile. Nel testo si è evitato per quanto possibile di usare termini che possano essere fonte di confusione. Per i termini esplicitamente definiti in questo regolamento, la definizione fornita nell'Articolo 2 è prevalente su qualunque altra interpretazione.

Il documento è strutturato in quattro parti:

• la prima (art.1 e 2) contiene ambito di applicazione, norme generali e definizioni.
• la seconda (art.3-4-5) definisce il processo di richiesta, autorizzazione e rimborso, e le norme relative alla documentazione. (alternativamente l'art.5, liquidazione, potrebbe essere spostato dopo la descrizione delle tipologie di spesa).
• la terza (art.6-7-8-9) dettaglia le varie tipologie di spese e di rimborso.
• la quarta e ultima parte (art.10-11) contiene norme transitorie e finali, seguita da due allegati che dettagliano la modulistica.
  

La stesura del testo è fatta in modo da implementare le scelte politiche semplicemente operando sulla prima parte per le norme generali e terza parte per indicazioni specifiche su limiti di spesa e voci ammesse o meno al rimborso. In questo modo anche modifiche successive non richiedono variazioni all'impianto del regolamento.
Per quanto possibile, per ogni comma sono riportati riferimenti legislativi rilevanti e in alcuni casi anche circolari, o risoluzioni ministeriali, della corte dei conti o comunque di organi della amministrazione centrale dello stato, atti a fornire chiarimenti interpretativi.

Legenda

• il testo in verde contiene note esplicative e commenti, che non fanno parte del regolamento ma sono utili ai fini della sua discussione. Nel testo definitivo essi verranno rimossi o riportati come note aggiuntive.
• il testo in blu riportano parti che possono o meno entrare a far parte del testo del regolamento; non ne modificano il contenuto ma possono essere utili ad evitare ambiguità interpretative.
• il testo in in rosso indica parti ancora non specificate oppure oggetto di discussione o sottoposte come opzioni alternative al vaglio degli organi.
  

Ulteriore documentazione si trova qui

• Il presente regolamento disciplina, ai sensi dell'articolo XXX del Regolamento di Ateneo per l'Amministrazione, la Finanza e la Contabilità, le modalità di svolgimento e trattamento economico delle missioni come definite all'articolo 2 comma 2 del presente regolamento da parte dei soggetti di cui all'articolo 2 comma 3. Verificare che il contenuto del reg.per l'amm.ne non sia diverso da quanto qui specificato.
  
• Sono escluse dall'ambito di applicazione del presente regolamento le spese ordinarie, quali quelle definite a titolo esemplificativo all'articolo 2 comma 7, per le quali valgono le normali procedure per acquisto di beni e servizi.
  
• Se non altrimenti specificato, le casistiche indicate nel presente regolamento sono solo esemplificative e non tassative.
  
• Tutte le certificazioni, dichiarazioni e attestazioni richieste nel presente regolamento possono essere fornite dai soggetti anche mediante dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto notorio. Fanno eccezione i casi in cui per legge sia obbligatorio produrre la documentazione in originale o copia conforme. La norma di riferimento per le dichiarazioni è la Legge 445/2000 Art.46,47,19. Si notino Art.19 (validità estesa anche a documenti fiscali), Art.38 (forma di trasmissione, che rimanda alla legge "CAD" di cui al comma successivo), Art.76 (sanzioni per false dichiarazioni), Art.74 (rifiuto di accettare dichiarazioni sostitutive costituisce violazione dei doveri di ufficio)
  
• Per tutte i documenti e comunicazioni, comprese quelle per cui è richiesta la "forma scritta", è consentito e raccomandato l'uso e la trasmissione in forma elettronica, nelle forme previste dalla Legge 82/2005 "CAD" e successive modificazioni.
  Il "requisito di forma scritta" non si riferisce alla forma cartacea ma alle proprietà (tipicamente non alterabilità del contenuto) che il documento deve avere. In caso di documento firmato, si implica solitamente anche la possibilità di identificazione del firmatario.\ Il CAD norma l'informazione digitale. Art.65 comma 1 e 2, Art.64 comma 2 specificano un ampio insieme di modalità di trasmissione e idenfiticazione, che comprende anche PEC, credenziali di ateneo, fax e simili forme di "firma debole". Si noti al proposito che la Circ. 3 sett. 2010, n. 12, GU 253/28 ott. 2010 del Ministero dell'innovazione precisa che, per informazioni anche più critiche come le domande di concorso, siano ammissibili e raccomandabili tali forme di presentazione.
  
• In casi eccezionali (ad esempio scioperi, eventi meteorologici, incidenti, ritardi, malattia o altri eventi non prevedibili), le autorizzazioni preventive richieste dal presente regolamento possono essere concesse o modificate a posteriori da chi ha concesso l'autorizzazione stessa.
  
• In caso di dubbi sull'applicazione del presente regolamento, il responsabile della struttura, su richiesta degli interessati, inoltra richiesta di parere all'ufficio competente (Area Istituzionale) che è tenuto a rispondere in forma scritta entro i trenta giorni successivi. I pareri rilasciati sono pubblicati sul sito web di ateneo.
  
• La decisione su ogni contestazione sull'interpretazione delle norme del presente regolamento è rimessa al Consiglio di Amministrazione.
  Questo comma va analizzato dagli organi. La sua inclusione o esclusione, anche parziale, non inficia in alcun modo l'impianto del regolamento. Il comma suggerisce nella prima parte una procedura di risoluzione di dubbi interpretativi, e nella seconda una procedura per la costruzione di una "giurisprudenza" che, anche se non vincolante, dovrebbe contribuire alla riduzione dei casi dubbi che inevitabilmente rimarranno o si creeranno nel tempo.\ Una parte della commissione ritiene non necessario questo comma in quanto la normale gerarchia è perfettamente in grado di assolvere alla funzione di risoluzione delle controversie e senza dover individuare una figura specifica.\ Chi è a favore dell'inclusione ritiene che l'esistenza di un soggetto terzo che possa fornire interpretazioni "autentiche" del regolamento senza condizionamenti, contribuisca a una più attenta e uniforme applicazione dello stesso da parte dei soggetti e dei centri di spesa, anche in considerazione della difficoltà di individuare chiari rapporti gerarchici all'interno dell'Ateneo, p.es. tra personale docente e pers.TA e dirigenti. Inoltre si veda la DL.165/2001 Art.12 sulla presenza di uffici per la gestione del contenzioso del lavoro (anche se a onor del vero sembra riferirsi a contenziosi con l'esterno)

• per "Ateneo": l'Università di Pisa o una sua struttura didattica, di ricerca o di servizio.
  
• per "missione": lo svolgimento di una attività al di fuori della loro normale sede di servizio da parte dei soggetti di cui al successivo comma 3. L'attività deve essere conforme ai fini propri dell'Ateneo, e svolta in nome e per conto dell'Ateneo o nell'ambito di contratti e convenzioni stipulati con l'Ateneo. l'attività è normalmente chiamata missione o trasferta. Ai fini della definizione della attività la legislazione non fissa limiti precisi sulla durata minima o sul luogo di effettuazione. Esistono invece differenze per quanto riguarda le forme di rimborso a seconda di durata, luogo e soggetto che esegue l'attività, come indicato nel seguito.
  
• per "soggetto": chiunque possa essere incaricato dall'Ateneo di svolgere una missione per conto dello stesso. Il soggetto deve appartenere ad almeno una delle seguenti categorie:
  
  • dipendenti dell'Ateneo;
    
  • titolari di borse di studio, assegni di ricerca, contratti di collaborazione erogati dall'Ateneo; qui il rapporto formalizzato consiste nel contratto o nel conferimento della borsa o assegno
    
  • studenti dei corsi di studio, specializzazione, dottorato, perfezionamento, master, formazione avanzata, o comunque denominati, erogati dall'Ateneo il rapporto è costituito dalla iscrizione al corso di studio o dalla inclusione esplicita in progetti di ricerca, spesso richiesta dalle regole dell'ente finanziatore.
    
  • collaboratori inseriti, anche a titolo gratuito, in programmi di ricerca dell'Ateneo; docenti di corsi o seminari erogati, anche a titolo gratuito, nell'ambito di un rapporto formalizzato con l'Ateneo. qui il rapporto formalizzato deve essere stipulato preventivamente, es. mediante lettera di conferimento di incarico o di inclusione nell'elenco dei partecipanti alla ricerca.
    
  • consulenti o prestatori di opera professionale aventi un rapporto formalizzato con l'Ateneo; per costoro i costi di missione sono spese proprie che vengono portati autonomamente in detrazione
    
  • altri soggetti non appartenenti a nessuna delle categorie precedenti.gite di istruzione?
    
  Qualora il titolare appartenga a più categorie tra quelle sopra elencate, si applicano le norme relative al ruolo per il quale verrà svolta la missione.
  Il trattamento fiscale delle somme erogate ai soggetti sopraindicati varia a seconda dei casi. Per evitare dubbi interpretativi e sfruttare la giurisprudenza esistente, si sceglie di definire le categorie in base alla esistenza o meno di un rapporto di collaborazione formalizzato, anche a titolo gratuito, con l'Ateneo. L'esistenza di questo rapporto è in molti casi implicita, e negli altri casi può essere formalizzata mediante semplici provvedimenti amministrativi messi in atto dalla struttura preliminarmente al conferimento dell'incarico di missione. Le prime quattro categorie ricadono esattamente nell'elenco contenuto nella ">risoluzione Ag.Entrate n.284/2008 relativa a un quesito dell'INFN. Per questi soggetti e per il tipo di attività qui prevista l'Ag.delle entrate ritiene che gli emolumenti erogati siano assimilati a redditi da lavoro dipendente. La delibera copre sia attività di ricerca che quelle di formazione.
  Per la categoria e)"> data la natura dei soggetti, le somme erogate sono indubbiamente da considerare come redditi professionali. La categoria f) copre tutti gli altri casi, sperabilmente infrequenti. Per costoro, prudenzialmente si considerano le somme erogate come redditi professionali.
  
• per "trattamento economico": il rimborso delle spese sostenute e l'eventuale indennità riconosciuta ai soggetti di cui al comma precedente.
  
• per "responsabile": il responsabile del centro di spesa su cui graveranno i costi della missione;
  
• per "sede di servizio": la sede ordinaria di servizio del soggetto, anche temporanea, o la sede in cui esso si trovi o debba far ritorno per esigenze di servizio;
  
• per "spese ordinarie": spese per acquisizione di beni e servizi effettuate per conto e nell'interesse dell'Ateneo, anche nel corso di svolgimento di una missione (ad esempio spese per iscrizione a congressi, conferenze, corsi o simili; catering per riunioni di lavoro; pranzi di lavoro; stampe; noleggio di sale di riunione, materiale audiovisivo; eccetera). La differenza è importante dal punto di vista fiscale, perché queste spese non potrebbero altrimenti essere rimborsate in esenzione di imposta. Le relative fatture, ove previste, devono essere intestate all'Ateneo e non al soggetto in missione. Si noti che ai fini fiscali sono spese ordinarie anche le iscrizioni a conferenze ecc.; anche se dal punto di vista contabile (SIOPE) esse sono nella stessa classe delle spese di missione, per questo regolamento la cosa è irrilevante

• Lo svolgimento di una missione deve essere preceduto da una richiesta scritta formulata secondo il modello allegato al presente regolamento. La richiesta può essere presentata da chiunque sia interessato allo svolgimento della missione, e deve essere inviata al responsabile almeno tre giorni prima dell'inizio della missione, salvo casi di comprovata urgenza.
  Essa deve contenere tutte le informazioni necessarie per permettere al responsabile la valutazione della regolarità e opportunità della missione e la congruità della spesa, anche tenendo conto di criteri di economicità, efficienza e decoro. Informazioni indispensabili sono:
  • soggetto incaricato e suo rapporto con l'ateneo (articolo 2 comma 3 del presente regolamento);
  • scopo, destinazioni, date di inizio e fine della missione, fondo o fondi su cui graveranno le spese;
  • spese stimate per trasporto, vitto e alloggio;
  • eventuale motivazione per uso di mezzi straordinari o superamento di specifiche limitazioni previste da questo regolamento, e relative previsioni di spesa;
  • eventuale richiesta di autorizzazione allo svolgimento di lavoro straordinario;
  • eventuale richiesta di autorizzazione per altre spese ordinarie (da rendicontare comunque separatamente);
  • nulla osta dei titolari dei fondi su cui graveranno le spese;
  • eventuali nulla osta di cui al successivo comma 2;
  • dichiarazione che le affermazioni contenute nella richiesta sono veritiere e rese sotto la propria responsabilità ai sensi della Legge 445/2000 questo serve ad attribuire la responsabilità sulla correttezza delle informazioni contenute nella richiesta
    
• Per il personale contrattualizzato afferente a | tenuto ad un orario di servizio, o comunque vincolato a collaborazione esclusiva con una struttura diversa da quella sui cui fondi gravano le spese, è necessario il nulla osta del responsabile della struttura di afferenza.
  Per gli studenti è necessario il nulla osta del tutore o dal presidente del corso di studio.
  (eliminato perché non pertinente: Per i docenti impegnati in attività didattiche, per missioni superiori a 7 giorni, occorre indicare nella richiesta le procedure messe in atto al fine di evitare ripercussioni sulla attività stessa nel corso della missione. Tale informazione va fornita ai responsabili dei corsi di studio coinvolti.)
  
• Il responsabile valuta la regolarità e opportunità della richiesta, e la congruità della spesa, in base alle informazioni fornite o acquisendo ulteriori chiarimenti. Verifica inoltre la presenza di un rapporto formalizzato fra il soggetto e l'Ateneo. Entro tre giorni provvede all'autorizzazione, indicando eventuali modifiche rispetto a quanto richiesto, ovvero fornando un motivato rifiuto in caso la richiesta non sia accettabile.
  
• I nulla osta richiesti possono essere forniti anche separatamente o successivamente alla approvazione del responsabile, purché prima dello svolgimento della missione. L'autorizzazione acquista validità solo dopo l'acquisizione dei nulla osta previsti, l'accettazione del soggetto incaricato, e la sua dichiazione di aver preso visione del presente regolamento. la dichiarazione serve a rendere edotto il SOGGETTO delle regole relative alla esecuzione e rendicontazione della missione
  
• L'autorizzazione legittima lo svolgimento della missione e le relative spese nei termini indicati nella autorizzazione stessa. L'autorizzazione ha valore probatorio per qualunque evento occorso durante lo svolgimento della missione.

• Il soggetto ha diritto al trattamento economico nei termini e alle condizioni di seguito indicate. eventualmente modificate da quanto indicato nella autorizzazione.
  E' sempre possibile per il soggetto rinunciare, in tutto o in parte, al trattamento economico.
  Si noti che questa norma, presente anche nel regolamento esistente, implica che il soggetto rinuncia in parte o in tutto a un suo diritto.
  
• La richiesta di liquidazione del trattamento economico avviene mediante dichiarazione sottoscritta dal soggetto, secondo il modello in allegato. Nella richiesta sono presenti tutti gli elementi atti ad accertare l'effettivo svolgimento della missione, i suoi tempi, le modalità, e i costi sopportati. Eventuali variazioni rispetto a quanto previsto nella autorizzazione vanno indicate e motivate.
  Elementi indispensabili nella richiesta di liquidazione sono:
  • data, ora e località di partenza e arrivo. Ove necessario, anche date e orari di attraversamento della frontiera.
  • località nelle quali è stata svolta la missione e pertinenza con quanto previsto nella autorizzazione (ad esempio, motivare pasti o alloggio in località diverse o sul percorso del viaggio);
  • elenco analitico dei costi sostenuti e dell'ammontare di cui si chiede il rimborso;
  • dichiarazione che tutte le spese di cui si chiede il rimborso sono state interamente sostenute dal soggetto, anche indirettamente (ad esempio rimborsando chi ha materialmente effettuato il pagamento);
  • dichiarazione che tutti i beni e servizi per i quali si chiede il rimborso sono stati usufruiti dal soggetto e non da terzi;
  • dichiarazione che il soggetto ha effettivamente partecipato alle attività (conferenze, corsi, seminari, riunioni) oggetto della missione;
  • dichiarazione che i documenti allegati sono tutti in originale o conformi all'originale (vale anche per i documenti emessi in forma elettronica);
  • dichiarazione che delle spese di cui si chiede il rimborso non è stato e non sarà chiesto rimborso ad altra amministrazione;
    
• Per spese sostenute in valuta e per cui non è determinabile un cambio effettivamente sostenuto (ad esempio mediante ricevute di carta di credito o di cambio) si applica il tasso del giorno di inizio missione. In caso di significative fluttuazioni del cambio nel corso della missione, viene determinato un cambio medio in base al principio di ragionevolezza.
  
• La richiesta deve essere corredata dalla documentazione indicata all'Articolo 5, e di norma inoltrata entro 30 giorni dal termine della missione o dal suo mancato svolgimento, salvo motivati casi (ad esempio attesa di documentazione dai fornitori di servizio).
  
• Variazioni rispetto a quanto autorizzato (ad esempio spese eccedenti i limiti, soggiorno in località diversa, uso di mezzi di trasporto diversi) sono effettuate sotto la completa responsabilità del soggetto, salvo cause di forza maggiore. Il responsabile può, in casi opportunamente motivati, approvare le variazioni a posteriori.
  In caso di mancata approvazione, fermo restando l'obbligo di fornire la documentazione di spesa, le spese sono comunque rimborsabili ma solo entro i limiti di spesa complessiva indicati nell'autorizzazione (ovvero, se ad esempio il cambio di mezzo di trasporto consente risparmio su vitto e alloggio, la valutazione va effettuata sulla cifra complessiva).
  Rimane comunque, anche in caso di modifiche non autorizzate, il dovere del soggetto di operare, nel totale rispetto delle norme che regolano il rapporto con l'Ateneo.
  L'autorizzazione riguarda sia i limiti di spesa che le responsabilità anche assicurative dell'Ateneo. Per il primo punto, appare ragionevole che il SOGGETTO possa liberamente decidere, per motivi di opportunità dell'Ateneo o personale, variazioni che non portino oneri addizionali all'amministrazione, sopportando con fondi propri la maggior spesa non autorizzata. Questo è conforme con quanto indicato nella L.662/96 Art.1 comma 68, presumibilmente ripresa anche dal recentissimo regolamento INPS vedi Art 3.3 che in questi casi "riconosce il rimborso equivalente al costo del mezzo pubblico ordinario più economico, così garantendo il rispetto degli obiettivi di economicità affermati dal legislatore e ribaditi dalla circolare ministeriale.". L'Art.9 L417/78 indica specificamente che considerazioni di economicità sono valide al fine di superare specifiche limitazioni; stesso concetto é espresso nella delbera della corte dei conti 5796-18/10/2010-SRCLOM
  
• L'amministrazione, verificata la richiesta e la regolarità della documentazione, provvede alla liquidazione entro 30 giorni. Rilievi sulla regolarita della documentazione prodotta devono essere comunicati al soggetto in forma scritta.
  
• Al momento del conferimento dell'incarico il soggetto può richiedere un'anticipazione fino al totale delle spese già sostenute e al 75% delle ulteriori spese previste. L'eventuale eccedenza della anticipazione rispetto alla spesa effettivamente sostenuta va restituita entro i termini previsti per la liquidazione da parte dell'amministrazione.
  il limite del 75% è previsto dalla L395/88 Art.5 comma 8 per il personale contrattualizzato. Nulla vieta di aumentare la percentuale, come nel vecchio regolamento. Benissimo prevedere sanzioni e interessi se si ritiene, ma i termini devono essere simmetrici tra soggetto e unipi.
  
• Le spese relative alla missione possono anche essere sostenute direttamente dall'Ateneo. Rimane comunque l'obbligo del soggetto di fornire tutta la documentazione (ricevute, titoli di viaggio, eccetera) raccolta durante lo svolgimento della missione.

• Per ogni spesa di cui è richiesto rimborso deve essere presentato documento giustificativo originale o conforme ad esso (ricevuta, fattura, titolo di viaggio o altro documento in regola con la legislazione del paese in cui è stato emesso). Lo scopo di tale documentazione è permettere di identificare l'importo e l'effettivo sostenimento della spesa da parte del soggetto, l'ammissibilità del rimborso per i beni o servizi erogati, e il fatto che della spesa non viene richiesto rimborso ad altra amministrazione.
  
• Qualora i giustificativi di spesa non riportino tutte le indicazioni necessarie, le informazioni sono integrate dal soggetto mediante dichiarazioni sostitutive contenute nella richiesta di rimborso.
  
• Qualora i giustificativi non siano in originale (ad esempio biglietti o documentazione di pagamento emesse in forma elettronica, documenti detenuti da altra amministrazione) va fornita copia o stampa del documento o della documentazione di pagamento. La conformità all'originale e l'eventuale diversa amministrazione che detiene il documento sono indicate mediante dichiarazione sostitutiva (L.445/2000 art.19).
  
• Ai sensi del TUIR, art.51 comma 5, è possibile prescindere dai giustificativi per spese, comunque da dichiarare analiticamente, fino a un ammontare giornaliero di Euro 15.49 in Italia e Euro 25.82 all'estero. L'assenza di giustificativo deve essere adeguatamente motivata; il soggetto è responsabile della veridicità delle dichiarazioni rese. Reperire riferimento su specifiche attività per le quali non é richiesta documentazione.
  
• Nel caso di documentazione rubata o smarrita, va allegata copia della denuncia di furto o smarrimento all'autorità giudiziaria
  Questo comma è presente anche nel regolamento attuale, tuttavia non siamo al corrente di normativa che lo giustifichi; ci sono inoltre report che i carabinieri non accettano denunce di smarrimento di documentazione. Servono ulteriori investigazioni.

• Sono considerati mezzi di trasporto ordinari, e quindi autorizzati senza motivazione specifica ma previa semplice indicazione della spesa prevista:
  • i mezzi di linea (ad esempio bus, treno, nave, aereo nei limiti di legge);
    
  • taxi, relativamente a tragitti urbani.
    
• Tutti gli altri mezzi sono considerati mezzi straordinari, compresi taxi per tragitti extraurbani, mezzo proprio, mezzi a noleggio, mezzi di proprietà dell'Ateneo. Il loro uso è consentito ma va motivato in base a considerazioni di congruità e opportunità, considerando i seguenti elementi:
  • uguale o maggiore convenienza economica rispetto ai mezzi ordinari, anche in considerazione alla riduzione della spesa complessiva (ad esempio evitando ulteriori pernottamenti) e all'uso da parte di più partecipanti alla missione;
  • assenza o impossibilità ad usare i mezzi ordinari a causa di esigenze di servizio (tempi di trasporto, orari di servizio, necessità di trasporto di materiali o strumentazioni, eccetera);
    
  E` altresì consentito l'uso di mezzi straordinari se il soggetto dichiara di accettare il rimborso nei limiti previsti per l'uso dei mezzi ordinari più economici.
  
• Sono assimilate a spese di trasporto, e rimborsabili, le spese per diritti di agenzia, visti, tasse, o equivalenti forme di imposta di ingresso/uscita, pedaggi, vaccinazioni obbligatorie o raccomandate dal Ministero della Salute. Sono anche assimilate e rimborsabili le spese per assicurazione sanitarie e per quelle per assicurazioni relative alla cancellazione dei viaggi.
  Non sono rimborsabili, indipendentemente dall'importo, le spese per il rilascio, rinnovo, vidimazioni periodiche o bolli per documenti quali carte di identità, passaporti, patenti eccetera.
  
• Per i mezzi di linea e i taxi sono rimborsabili le spese sostenute per l'acquisto dei titoli di viaggio o del servizio.
  
• Per i mezzi propri sono rimborsabili un costo chilometrico di 0.21 Euro/km indipendentemente dal tipo di veicolo, e i costi di pedaggi e parcheggio. Sono anche rimborsabili i costi di recupero di emergenza (ma non di riparazione).
  Non sono rimborsabili altri costi (carburante, riparazione, sanzioni, eccetera). Il DPR.319/90 Art.8 impone copertura KASKO a carico dell'Ateneo, che si sta attrezzando per attivarla per tutte le categorie di SOGGETTI autorizzati (verificato con uff.assicurazioni).
  
• Per i mezzi a noleggio sono rimborsabili spese di noleggio, assicurazione, carburante, pedaggi, parcheggio. Sono anche rimborsabili i costi di recupero di emergenza e di riparazione in caso di incidente, e le franchigie in caso di danni. (verificare se sono coperte da polizza di ateneo). Non sono rimborsabili altri costi (multe, sanzioni ecc.).
  
• Per i mezzi dell'ateneo come funziona ?
  
• Le spese di trasporto sono rimborsabili per partenza e arrivo nella SEDE DI SERVIZIO.
  E` ammessa la partenza o arrivo in altra sede in cui il soggetto si trovi o che debba raggiungere, anche per motivi personali. In tal caso va fornita specifica indicazione in fase di richiesta di autorizzazione o di liquidazione, e le spese sono rimborsate fino a un massimo pari all'importo della spesa con partenza dalla sede di servizio. Il testo attualmente in vigore è simile ma con piccole differenze: es. se abito a Firenze e devo andare a Livorno, ora l'Ateneo rimborsa tutto il tragitto, mentre in questo caso la tratta FI-PI compete a me; se abito a Lecce, devo andare a Taranto e mi trovo a Pisa ora mi rimborsa la tratta completa Pisa-Taranto, mentre se mi trovo a Roma mi rimborsa solo Lecce-Taranto. Con la nuova formulazione viene rimborsato Roma-Taranto in entrambi i casi.

• Per i giorni in cui la missione supera le 12 ore e si svolge al di fuori della sede di servizio o di residenza del soggetto, sono rimborsabili, entro il limite di 180 (definire) Euro al giorno, le spese per l'alloggio in strutture (ad esempio albergo, pensione, bed and breakfast, residence, stanze o appartamenti a noleggio, eccetera) rispondenti ai criteri di economicità efficienza e decoro. Entro il medesimo limite è ammesso il rimborso delle spese telefoniche e di connettività internet purché si dichiari che sono effettuate per motivi di servizio; di spese per lavanderia, per missioni di durata significativa; e di spese per pulizia o prodotti per igiene se non comprese nel costo del servizio e purché di modica entità (occhio agli abusi).
  Non sono rimborsabili spese per servizi speciali (film o intrattenimento, saune, palestra eccetera). Le spese per lavanderia sono necessarie in caso di missioni al di sopra di qualche giorno, anche in considerazione del fatto che la spedizione di bagagli aggiuntivi in aereo è spesso parecchio onerosa. Le spese per pulizia e simili spesso sono indicate a parte in caso di residence o bed and breakfast o camere in affitto. Ovviamente va valutata la convenienza economica complessiva. Da qualche parte andrebbe specificato quale importo è considerato ragionevole (es. 10-15 euro per ogni periodo fino a una settimana, e quali oggetti sono esclusi, es. acquisto abbigliamento, asciugamani, accappatoi, prodotti di profumeria...)
  
• Le spese per colazione, pasti o spuntini, alimenti, bevande (anche effettuate in albergo, supermercati o negozi, distributori automatici) sono rimborsabili entro il limite di 80 (definire) Euro al giorno per trasferte superiori alle 12 ore, 40 (definire) Euro per trasferte fra 4 e 12 ore, zero (definire) Euro per trasferte fino a 4 ore. Entro lo stesso limite sono ammesse altre spese legate alla fruizione dei pasti (ad esempio mance, guardaroba, eccetera).
  
• E` possibile derogare dai limiti sopraindicati in casi particolari opportunamente autorizzati quali ad esempio:
  • necessità di partecipare a pranzi o cene di lavoro;
  • necessità di risiedere nella sede dell'evento (corso, conferenza, ecc.);
  • particolari esigenze sanitarie o alimentari del titolare;
  L'autorizzazione può essere ottenuta anche a posteriori nel caso l'evento non sia prevedibile.

• Per le missioni i cui costi sono interamente coperti su fondi non provenienti da finanza pubblica/statale (esempio conto terzi e progetti di ricerca finanziati da privati o unione europea), e in parziale applicazione delle forma di incentivazione previste dalla L.240/2010 art.9, L.230/2005 art.1 comma 16, DL.165/2001 art.24 comma 6, per ogni giorno in cui la trasferta supera le 4 ore, è erogata una indennità (diversa da quella prevista dalla L.233/2006 art.28) pari a 5 Euro in italia/8 E all'estero per ogni ora successiva alla 4', fino a un massimo giornaliero di 45E/72 E.
  
• L'importo complessivo dell'indennità è ridotto di un terzo se per la trasferta si richiede, anche per un solo giorno, il rimborso analitico di spese di alloggio; e di un ulteriore terzo se si richiede, anche per un solo giorno, il rimborso analitico di spese di vitto. Questo riprende alla lettera il testo del TUIR art.51 comma 5.
  
• Gli importi corrisposti a titolo di indennità sono assimilati a reddito da lavoro dipendente. L'importo è scelto in modo da essere inferiore al limite esente da imposta fissato dal TUIR Art. 51.

nel regolamento corrente:

• il viaggio non costituisce straordinario ma è concesso il recupero del 50% oppure 100% del viaggio come riposo compensativo.
• Il lavoro straordinario è compensato solo se corrisponde a prolungamento effettivo dell'orario, e preventivamente autorizzato.

Idem nel nuovo regolamento, ma anche la compensazione è soggetta ad autorizzazione.

• I dottorandi che si recano all'estero con maggiorazione di borsa hanno diritto, per quella missione, al solo rimborso del viaggio di A/R dalla sede di lavoro alla sede estera, che diventa nuova sede temporanea di lavoro.
  Le eventuali missioni originate dalla nuova sede durante questo periodo sono soggette al trattamento ordinario. La maggiorazione di borsa, prevista dalla legge istitutiva del dottorato Art.9 DM.224/99 per definizione ha le stesse funzioni dalla borsa originale, ovvero può al massimo essere intesa come contributo per la sussistenza nella nuova sede, ma non per coprire viaggi e missioni legate alla attività di dottorato. Stesso principio risulta dal regolamento di ateneo Art.9 comma 4 Regolamento per il dottorato di ricerca
  
• I docenti in congedo o alternanza per motivi di studi che si recano in altra sede hanno diritto al normale trattamento di missione, ai sensi dell'articolo 1 comma 4 della Legge 230/2005.
  Secondo la L.382/80 i docenti che si trovano nel periodo di alternanza ai sensi dell'Art.17 L.382/80 non hanno diritto al trattamento di missione. Tuttavia l'Art.1 comma 4 L.230/2005 specifica che i docenti hanno diritto a chiedere e usare fondi. Interpretando questa norma più recente si potrebbe pensare di concedere la missione senza restrizioni anche per l'intero periodo di alternanza e la località di effettuazione delle ricerche (contrariamente al dottorato, non c'é alcuna contribuzione supplementare).
  
• L'autorizzazione al rimborso delle spese per uso del mezzo proprio è di norma limitata a docenti, ricercatori, e personale contrattualizzato dedicato a funzioni ispettive, o a missioni effettuate su fondi di cui all'Articolo 7 comma 1. Tale limitazione è superata se sussistono condizioni complessive di convenienza economica per l'Ateneo (vedi Art.9 L.417/78), o se il soggetto accetta che il rimborso sia limitato alla tariffa dei mezzi ordinari più economici utilizzabili per lo stesso percorso.
  
• L'indennità di cui all'articolo 7 è concessa solo ai soggetti di cui all'Articolo 2 comma 2 lettere .... Bisogna decidere per quali categorie è ammessa. Visto che l'opzione non è un costo per l'Ateneo, e vista l'esiguità dell'importo, non c'é giustificato motivo di escludere nessuno. In ogni caso le leggi citate nell'Art.7 coprono tutto il personale docente e TA. La ripartibilità dei conto terzi è ammessa anche per i dottorandi e assegnisti di ricerca quindi sembrerebbe ragionevole poter includere anche loro, e sui progetti europei la normativa UE si adegua a quanto previsto dai beneficiari.
  
• Altre limitazioni specifiche ?

• In caso di missioni autorizzate e non effettuate per motivi indipendenti dalla volontà del soggetto, è previsto il rimborso delle spese sostenute e non rimborsate dai fornitori di beni e servizi. Negli altri casi, le spese sostenute non sono rimborsabili.
  Delle motivazioni del mancato svolgimento della missione viene resa dichiarazione sostitutiva di atto notorio, e in caso di malattia personale viene allegato certificato medico.
  
• Motivi validi al fine di ottenere il rimborso sono, a titolo di esempio:
  • eventi atmosferici, scioperi, guasti, ritardi che impediscono il trasporto o causano la cancellazione dell'evento oggetto della missione;
  • cancellazione dell'evento da parte dell'organizzatore;
    
  • malattia o gravi motivi familiari per i quali è previsto dalla legge permesso o congedo;

• L'Ateneo è responsabile per tutti gli eventi occorsi al soggetto nel corso della missione regolarmente svolta. E` responsabile altresì degli eventi occorsi al soggetto il quale abbia, per giustificato motivo, modificato il percorso o la sede della missione. Non è invece responsabile in tutti i casi in cui il soggetto abbia arbitrariamente e ingiustificatamente modificato i termini contenuti nella autorizzazione.
  
• Il presente regolamento entra in vigore quindici giorni dopo la pubblicazione sul sito web di ateneo, e si applica alle missioni autorizzate successivamente alla sua entrata in vigore.
  
• Le modifiche dovute a sopravvenute disposizioni legislative e per le quali non necessitino valutazioni discrezionali, sono emanate con decreto rettorale e comunicate al Consiglio di amministrazione, ed entrano in vigore immediatamente.

Il sottoscritto ___________________________ chiede l'autorizzazione allo svolgimento dell'attività indicata nel seguito:

Incaricato: ____________________________ cod.fiscale __________________ residente a ______________ ________________________ rapporto con l'ateneo ______________________________ (Art.2 comma 3)
Descrizione e scopo dell'attività: (dettagliare, indicando anche la congruenza con il fondo su cui graveranno le spese) ___________________ ____________________ __________________ _____________

Nulla osta (ove previsti): titolari dei fondi ____________________________ responsabile struttura _________________ tutore ____________________ (i nulla osta possono essere forniti anche separatamente).
Il richiedente inoltre dichiara, ai sensi della Legge 445/2000 e consapevole delle responsabilità e sanzioni previste per false dichiarazioni, che tutte le affermazioni fatte nella presente richiesta sono veritiere;
Data e firma del richiedente:_____________________
____ PARTE RISERVATA AL SOGGETTO INCARICATO DELLA MISSIONE ____
Il sottoscritto ______________________ dichiara, ai sensi della Legge 445/2000 e consapevole delle responsabilità e sanzioni previste per false dichiarazioni:

• che ha preso visione e accetta le norme del Regolamento di missione dell'Università di Pisa che regolano lo svolgimento dell'attività;
• in caso di uso di mezzo proprio, dichiara che il veicolo utilizzato è in regola con le norme di circolazione, e che si solleva l'amministrazione da qualunque responsabilità relativa al suo uso.
  

Data e firma _____________________________________________
In caso di modifiche alle condizioni proposte, l'autorizzazione è valida solo se l'incaricato esprime in modo esplicito la sua accettazione (in forma elettronica o mediante firma per accettazione).
Firma per accettazione _____________________________ (da apporre successivamente alla autorizzazione)
_____ RISERVATO ALLA STRUTTURA ____________
La richiesta è ( ) APPROVATA / ( ) RESPINTA\ Motivazioni o eventuali modifiche alla richiesta _______________ ______________ _________________ _______________ _________________
Data e firma del responsabile___________________________
Il modulo deve essere in forma scritta o in una delle forme riconosciute valide dall'Articolo 1